資訊組: 免書證免謄本便民服務系統使用上之安全，防止違規查調及洩密情事發生

主旨：	函轉本府資訊中心為提升本府免書證免謄本便民服務系統使用上之安全，防止違規查調及洩密情事發生，請依說明事項配合辦理，請查照。

說明：

一、	依據本府資訊中心102年12月11日中市資規字第1020004145號函辦理。

二、	為強化各機關所轄個人資料查調系統使用管理措施，俾免衍生違規查調及洩密情事，業經本府政風處完成「102年使用個人查調系統專案稽核報告」(詳附件一)，據該稽核報告查調結果，有關免書證免謄本便民服務系統部分應注意事項，重點臚列如下：

(一)	查詢資料時，輸入之查詢原因應具體明確，不應過於廣泛(如一般業務)。

(二)	口頭要求協助案件、電話要求協助辦理或辦理未有公文資料之案件，仍可留下電話紀錄或於查調原因欄位註明個案情形。

(三)	貴校系統管理者應取消單位內離職人員帳號權限。

(四)	貴校系統管理者每月應列印使用者相關查詢紀錄裝訂成冊，逐級呈核單位主管，並自行保存。

三、	為落實本府免書證免謄本系統個人資料查調之管理，敬請貴校系統管理者及一般使用者，依上述稽核建議配合辦理，並請確實遵循本府免書證免謄本便民服務系統使用者注意事項所述規定(詳附件二)，俾利強化查調系統使用之控管機制，確保資料機密性。